RAPAT: Pengertian, Jenis, Tujuan dan Prosedur Rapat

Rapat- tidak asing di telinga kita, bahkan sering dilakukan di lingkungan masyarakat kita, baik tingkat RT maupun tingkat instansi atau perusahaan. Melalui forum rapat, seluruh masyarakat diharapkan bisa saling berkomunikasi dan turut andil dalam memberikan sebuah konstribusi atau masukan agar terciptanya tujuan yang sama.

Kegiatan Rapat

1. PENGERTIAN RAPAT 

        Rapat merupakan alat atau media komunikasi kelompok bersifat tatap muka yang diselenggarakan oleh instansi untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan.

  

2. JENIS-JENIS RAPAT
    a. Rapat menurut Tujuan

1) Rapat Penjelasan, bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada anggota tentang prosedur kerja, kebijakan, tata cara kerja dan lain sebagainya.

2) Rapat Pemecahan Masalah, bertujuan mencari pemecahan suatu masalah yang dihadapi sebagai problem solving.

3) Rapat Perundingan, bertujuan menghindari timbulnya perselisihan dan mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua bela pihak.

    b. Rapat menurut Sifatnya

1) Rapat Formal, diadakan dengan perencanaan terlebih dahulu dan sesuai ketentuan yang berlaku dengan peserta yang resmi.

2) Rapat Informal, diadakan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal dan dapat dilaksanakan setiap saat, kapanpun dan dimanapun.

3) Rapat Terbuka, boleh dihadiri seluruh karyawan dan materi yang dibahas bersifat terbuka atau tidak rahasia.

4) Rapat Tertutup, bersifat rahasia dan hanya dihadiri oleh beberapa pihak tertentu dengan materi yang dibahas bersifat nama baik perusahaan atau rapat umum pemegang saham.

    c. Rapat menurut Jangka Waktunya

1) Rapat Mingguan, diadakan seminggu sekali dan pembahasan bersifat rutin. Misalnya Rapat manajer pemasaran membahas aktivitas agen-agen pasar, strategi pasar dan lain-lain.

2) Rapat Bulanan, diadakan satu bulan sekali dengan pembahasan materi kejadian bulan lalu. Misalnya Rapat pembahasan rugi perusahaan, pertumbuhan penjualan dan lain sebagainya.

3) Rapat Tahunan, diadakan dalam satu tahun sekali. Misalnya rapat dewan komisaris, Rapat Anggota Tahunan (RAT) dan lain sebagainya.

    d. Rapat Menurut Frekuensi

1) Rapat Rutin, sudah ditentukan waktunya, mingguan, bulanan, tahunan. Misalnya Rapat Anggota Tahunan (RAT) sebagai syarat dari koperasi sehat dan taat pada AD/ ART yang ditetapkan, atau rapat bagian pemasaran yang dilaksanankan setiap hari Senin jam 9.00 pagi.

2) Rapat Insidental, tidak berdasarkan jadwal, dan tergantung pada masalah yang dihadapi apakah urgen atau perlu dipecahkan bersama. Misalnya terjadi komplain dari masyarakat terhadap barang produksi sehingga manajer pemasaran, manajer produksi maupun divisi humas perlu melakukan rapat untuk memutuskan kebijakan tertentu.

3. TUJUAN RAPAT

• Untuk menyampaikan Informasi secara langsung, untuk menghindari salah persepsi
• Untuk memperoleh ide, pendapat dan kritik untuk membangun perusahaan
• Mempermudah menyelesaikan permasalahan, karena melibatkan beberapa orang yang ahli atau memiliki kemampuan tertentu.
• Dapat melatih sikap kerjasama untuk membantu permasalahan perusahaan

4. PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN RAPAT

    a. Persiapan Rapat

        Persiapan dalam rapat harus dirancang oleh panitia penyelenggara, diantaranya:

        1) Menentukan Tujuan rapat dan acara rapat

        2) Penetapan waktu, tanggal, hari, tahun

        3) Penyediaan tempat

        4) Menyiapkan akomodasi

        5) Pemesanan Konsumsi

        6) Pengadaan media/ Peralatan

    b. Pelaksanaan Rapat

        Pelaksanaan rapat dikatakan berjalan dengan baik apabila memenuhi kreteria berikut:

        1) Suasana rapat berlangsung terbuka

        2) Para peserta rapat berpartisipasi aktif

        3) Adanya kendali dari ketua rapat

        4) Hindari debat kusir

        5) Bahasa harus komunikatif

        6) Hindarkan monopoli ketika berbicara

        7) Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat

        8) Adanya notulen sebagai pengingat bagi seluruh anggota/ karyawan

        9) Acara rapat harus tersusun rapi dan detail

      10) Media rapat harus dipersiapakan matang

      11)  Waktu tidak terlalu lama

5. PROSEDUR RAPAT

• Panitia menentukan pra persiapan mulai dari menentukan masalah, tujuan dan maksud rapat dan mengirim notula rapat sebelumnya.
• Panitia melakukan persiapan dalam menentukan acara rapat dan menyusunnya, persiapan ruang, peralatan (perangkat lunak dan keras), alat tulis, menyusulkan bahan rapat yang belum sempat terkirim, menyusun undangan dan menempatkan peserta rapat sesuai dengan fungsi dan kedudukan.
• Panitia dan peserta rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama dalam keterlibatan menyumbang pemikiran,
• Notulis mampu mencatat jalannya acara rapat hingga selesai.
• Hasil notulis digandakan dan didistribusikan kepada peserta rapat, baik yang hadir maupun yang tidak hadir.

     Hasil rapat diharapkan memiliki sebuah tujuan dan kesepakatan yang sama, meskipun tidak jarang rapat dilakukan secara mendadak dan dilakukan melalui jarak jauh dengan menggunakan teleconference. Namun segala persiapan, prosedur dan juga peralatan dan perlengkapan rapat harus tetap diperhatikan demi terjadinya rapat yang kondusif.

Share this post