Cara Memasukkan dan Mengolah Data di Microsoft Excel

          Microsoft Office merupakan program aplikasi untuk menyelesaikan pekerjaan kantor, setiap aplikasi memiliki keunggulan masing-masing. Diantaranya: Microsoft Word lebih mengedepankan dalam pengolah kata, Microsoft Publish lebih megfokuskan mengenai desain, Microsoft PowerPoint untuk aplikasi presentasi, sedangkan Microsoft Excel lebih fokus dalam pengolah angka. Aplikasi teknologi perkantoran ini merupakan salah satu aplikasi yang sangat membantu mempercepat penyelesaian pekerjaan.

         Pada blog sebelumnya kita sudah membahas mengenai Pengertian Microsoft Excell dan Cara Mengoperasikan Excel. Namun bagi seorang pegawai kantor tidak cukup hanya mengenal saja tanpa bisa mengoprasikan aplikasi Microsoft Excel, materi kali ini akan saya bahas mengenai cara memasukkan data dan mengolah data bagi para pemula. Namun sebelumnya anda harus mengenal dulu worksheet dan bagian-bagiannya pada Program Microsoft Excel 2013.

A. Mengenal Sel

Istilah worksheet, baris (row), Kolom (column), sel (cell) dan Range akan sering kalian dengar ketika kalian menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Apa itu fungsinya, mana saja letaknya. Berikut penjelasannya:

Keterangan:

• Office Button (File) = Tombol perintah: New, Open, Save As, Print
• Titel Bar = Nama file yang aktif
• Ribbon = Toolbar beberapa group yang terdiri beberapa perintah seperti: Home, Insert, Page layout, Formula, Data, review dan view
• Quick Access Toolbar = Tombol cepat dan dapat ditambah atau dikurangi sesuai dengan kebutuhan
• Toolbar = Seperangkat icon tombol untuk mempercepat operasi
• Name Box = Menampilkan lokasi atau nama dari sel yang dipilih
• Formula Bar = Untuk tempat penulisan formula atau fungsi rumus
• Row (Baris) = Sekelompok sel berjejer dari sisi kiri halaman ke kanan. Dalam Excel, baris diidentifikasi oleh nomor
• Column (Kolom) = Sekelompok sel berjejer dari halaman ke bawah. Pada Excel, kolom diidentifikasi oleh huruf.
• Cell (Sel) = Pertemuan antara baris dan kolom, seperti A1 berada di kolom A baris ke 1 akan terlihat pada Name Box
• Range = Beberapa group yang dikelompokkan beberapa fungsinya
• Tabulasi Sheet = Lembar kerja atau lembar halaman
• Status Bar = Mengetahui Status lembar  kerja aktif
• Horisontal Scoll Bar = Berfungsi mengulir dari kiri dan kanan

1. Petunjuk Sel

Langkah memindahkan sel dapat mengunakan mouse atau menggunakan tombol pada keyboard berikut ini:

2. Pengaturan Sel

a. Mengubah Ukuran Sel

Melebarkan Sel = Melebarkan Seluruh Kolom pada Satu Sel, Contoh Kolom B, maka seluruh Kolom B dari atas sampai ke bawah atau dari B1 hingga B16.384 akan ikut melebar

Meninggikan Sel = Meninggikan Seluruh baris pada Satu Sel, Contoh Baris 3 atau Sel B3, maka seluruh Baris  dari kiri sampai ke kanan atau dari B1 hingga B1.048.576 akan ikut meninggi

Merubah ukuran sel melebarkan maupun meninggikan sel bisa digunakan dengan 2 cara: Manual dan otomatis

1) Cara Manual

Gunakan Mouse dan posisikan kursor untuk melebarkan kolom atau meninggikan garis

 

2) Cara Otomatis

Gunakan mouse dan keyboard, Posisikan Sel yang ingin melebarkan atau ditinggikan, klik Home --> Format --> Pilih Row Height (meninggikan Baris) atau Pilih Column Width (melebarkan kolom)

b. Memberi Garis pada Sel

Untuk memberikan garis atau membentuk tabel, Silahkan blok Sel (klik kiri tahan dan tarik) hingga membentuk range (kelompok), klik Home --> Border --> All Borders atau pilih sesuai dengan kebutuhan.

c. Memberi warna Sel

Untuk memberikan garis atau membentuk tabel, Silahkan blok Sel (klik kiri tahan dan tarik) hingga membentuk range (kelompok), klik Home --> Fiil Color --> Pilih Warna sesuai dengan kebutuhan.

d. Menyisipkan Sel

Posiskan Sel yang mau ditambahkan, Ikuti salah satu cara seperti pada gambar berikut.

e. Menghapus Sel

Posiskan Sel yang mau dihapus, Ikuti salah satu cara seperti pada gambar berikut.

f.  Menggabungkan Sel satu dengan Sel lainnya

Posiskan sel pada teks yang digabungkan agar tampak enak dilihat dan berada ditengah-tengah, dengan cara di blok A1:C1 --> Home --> Marge & Center --> Posiskan Teks ditengah-tengah seperti langkah 4 dan 5 yang terdapat pada gambar berikut.

g. Membuat Teks urut ke bawah

Posisikan kursor pada sel yang akan diatur --> Home --> Warp Text --> Atur baris Teks, atau ikuti langkah seperti pada gambar.

B. Mengenal Data

1. Tipe karakter data terbagi menjadi 3 yaitu:

a. Data alpha numeric/ Teks, yaitu tipe data berupa teks seperti huruf (A-Z, a-z), symbol (*,^,$,%,@,) dan Angka tidak akan diproses secara matematika. Dan agar berfungsi sebagai label prefiks maka bisa ditambahkan tanda (‘) sehingga penulisan angka secara otomatis menjadi teks dan akan beralih ke rata kanan.

b. Data numeric/ Angka, yaitu data ang terdiri dari angka (0-9), waktu, tanggal dan tidak diperbolehkan menggunakan tanda (‘) atau label prefiks agar formula rumus bisa berjalan.

c. Data Formula/ Rumus, yaitu menggunakan tipe data yang terdiri dari rumus seperti perkalian, penambahan, pengurangan atau fungsi formula lainnya.

2. Pengaturan Data

a. Memperbaiki data

Memperbaiki data yang salah pada sel, tidak perlu menghapus semua teks atau mengulang teks baru lagi. Akan tetapi cukup menekan F2 pada sel yang akan di edit atau klik dua kali secara cepat.

b. Menyalin Data

Menyalin data antar sel bisa dilakukan dengan 2 cara:

1) Menggunakan mouse, posisikan sel pada data yang akan dicopy --> klik kanan --> Copy --> Pindah ke sel yang akan disalin --> Klik Kanan Paste.

2) Menggunakan keyboard, posisikan sel pada data yang akan dicopy --> Ctrl + C --> Pindah ke sel yang akan di salin --> Ctrl + P

c. Menformat Data

Untuk pengaturan format angka bisa diatur sesuai kebutuhan, Blok sel yang akan diformat --> Home --> Pilih sesuai kebutuhan.

d. Mengganti, Menambah dan Menghapus worksheet atau lembar Kerja

Memberi nama/ mengganti Nama Pada Sheet/ Lembar Kerja dan Menghapus Sheet/ Lembar kerja, Gunakan mouse arahkan kursor pada Sheet 1 --> Klik Kanan --> Pilih Rename (untuk mengganti nama) atau Delete (untuk menghapus sheet).

Untuk Menambah sheet baru/ lembar kerja baru, Gunakan Mouse arah ke tanda + seperti pada gambar berikut.

Share this post