Cara Mengirim Dokumen dan Menyimpan Dokumen secara Online

        Saat ini e-mail merupakan kebutuhan pokok dalam kehidupan kita, hampir semua fitur yang disediakan dalam mengakses jaringan internet dimintai akun/ email, mulai dari mendaftar di media sosial, mencari pekerjaan, transaksi online hingga berbagai aplikasi lainnya.

        Hampir sebagian besar kebutuhan manusia bergantung pada smartphone, segala aktivitas pekerjaan, pendidikan, mengirim laporan, bisnis hingga kebutuhan rapat (teleconference) bisa menggunakan smartphone kapanpun maupun dimana saja. Bagi sebagian para pemula tidak paham apa itu e-mail? Apa fungsi dan manfaat email? Bagaimana cara membuat akun/ email baru? Serta cara mengirim dan menyimpan dokumen? Semua akan dibahas secara singkat.

A. Pengertian E-mail

Electronic mail atau dikenal dengan E-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.

B. Fungsi Email

1. Alat untuk mengirim pesan baik berupa teks, gambar, video maupun aplikasi.

2. Sebagai identitas diri secara personal untuk mendapatkan pelayanan digital lainnya seperti: Transaksi online, aktivasi aplikasi dan lainnya.

3. Sebagai identitas guna mendaftarkan diri pada berbagai situs media sosial.

4. Sebagai media promosi

         Saat ini layanan google banyak menawarkan fasilitas gratis, baik untuk kebutuhan pendidikan maupun bisnis. Banyak fitur yang diluncurkan untuk memenuhi kebutuhan para pengguna internet, Seperti: Gmail, Google drive, Google Classroom, Google foto hingga sekarang yang terbaru Google Meet. Para pengguna internet hanya cukup membuat satu akun Gmail, maka segala fitur yang ditawarkan oleh google bisa diakses dengan mudah tanpa membuat akun lagi.

C. Cara Membuat Email Baru

1) Silahkan masuk ke chrome atau browser, kemudian ketik https://www.google.com/gmail/ atau klik login

     Keterangan:

1 = Isi Nama anda pada Kolom Nama Depan dan Nama Belakang

2 = Isi kolom Nama Pengguna dengan alamat user dan pastikan user tersebut belum pernah digunakan oleh orang lain, boleh dicampur huruf, angka dan titik (.) seperti contoh: senang.sekali@gmail.com, belajar1@gmail.com.  Kalau tidak tersedia, maka gunakan alternatif user yang ditawarkan oleh google.

3 = Buat sandi pada kolom Sandi minimal 8 karakter dengan campuran huruf, angka dan simbol. Ulangi sekali lagi sandi yang sudah dibuat pada kolom Konfirmasi, pastikan sama persis dengan sandi di kolom sandi. Selanjutnya silahkan klik berikut.

2) Akan muncul tampilan berikut.

    Keterangan:

1 = Isi kolom Nomor Handphone dengan nomor yang aktif, gunanya menverifikasi kebenaran data.

2 = Lengkapi kolom Tanggal, Bulan, Tahun dengan tanggal lahir anda.

3 = Isi Jenis Kelamin Selanjutnya silahkan klik berikut.

3) Jika sudah selesai maka akun akan muncul tampilan berikut, dan akun anda selesai dibuat.

 D. Mengirim Dokumen melalui Email

Setelah akun baru telah berhasil dibuat, anda bisa mengirim email dengan cara:

1) Klik login atau ketik https://accounts.google.com/servicelogin

2) Masukkan User dan password. Setelah berhasil, anda akan diarahkan ke Gmail

3) Anda bisa mengecek pesan masuk, pesan berbintang, pesan yang tertunda, Draf, pesan terkirim pada menu sebelah kiri.

4) Untuk mengirim pesan, silahkan klik Tulis +, maka akan muncul tampilan berikut.

         Keterangan:

1. Menu Tulis pesan

2. Kepada = Isi Alamat email yang dituju, contoh: senang.sekali@gmail.com atau belajar1@gmail.com

3. Subjek = Judul Pesan

4. Klik salah satu, Jika dibutuhkan tembusan. Jika tidak perlu, maka tidak perlu diisi.

- Cc (Carbon Copy) = tembusan atau dapat mengirim ke penerima lain, dan si penerima utama pada kolom to/ kepada dapat mengetahui ke siapa email tersebut diteruskan.

- Bcc (Blind carbon copy) = Hampir sama dengan cc, bedanya si penerima utama pada kolom to/ kepada tidak mengetahui kepada siapa email tersebut diteruskan.

5. Menu untuk mengatur gaya tulisan pesan email

6. Lampiran = Untuk melampirkan file, gambar, video maupun aplikasi yang tersimpan pada perangkat komputer atau smartphone

7. Link = Menyisipkan link website dan lain-lain

8. Google Drive = Untuk melampirkan file, gambar, video maupun aplikasi yang tersimpan pada Google Drive.

9. Foto = Untuk menyisipkan atau melampirkan foto yang tersimpan pada Google foto maupun komputer atau smartphone

10. Mode rahasia

11. Tanda tangan

12. Menghapus atau membatalkan pesan yang akan dikirim

13. Klik kirim jika pesan sudah siap untuk dikirim

E. Menyimpan Dokumen online

           File yang sudah terkirim melalui email sebenarnya sudah secara otomatis tersimpan pada menu kotak terkirim pada Gmail, jika ingin membuka kembali atau mendownload kembali file tersebut, silahkan cari di kotak terkirim.

           Ada beberapa file yang tersimpan secara manual di komputer maupun flash disk. jika komputer atau flash disk rusak maka data akan ikut hilang, cukup disanyangkan apabila anda tidak memiliki file cadangan.

           Ada baiknya anda menyimpan atau mem backup file melalui penyimpanan data secara online melalui Google Drive dengan akun Gmail yang sudah anda miliki.

Berikut langkah-langkahnya:

1) kunjungi alamat web https://www.google.com/drive/

2) Pastikan anda memilih google drive  pribadi, jika dokumen atau file hanya untuk penyimpanan pribadi.

3) Setelah anda berhasil login, akan muncul tampilan berikut.

Jika anda ingin menyimpan file dokumen, foto, video maupun aplikasi anda bisa memilih salah satu menu atas + Baru atau Drive Saya. Ketika menu tersebut di klik maka akan muncul beberapa menu berikut:

1. Folder Baru = Membuat Folder Baru

2. Upload File = Mengupload File atau beberapa File dari komputer atau smartphone

3. Upload Folder = Mengupload Seluruh File pada folder yang tersimpan dari komputer atau handphone

4) Setelah anda memilih salah upload file atau upload folder, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

1. Pilih lokasi penyimpanan file atau dokumen yang akan disimpan

2. Pilih File yang akan di upload dengan cara klik file tersebut, jika file yang mau di upload lebih dari satu file maka secara singkat anda bisa menekan tombol Ctrl + Klik beberapa file yang dipilih. Sebaliknya jika ingin mengupload dalam satu folder, silahkan pilih folder yang akan disimpan.

3. Klik Open  jika file sudah siap di upload

File yang berhasil di upload akan muncul pada tampilan menu Drive Saya, Dokumen akan aman tersimpan pada penyimpanan secara online, sehingga anda bisa membuka kembali dimana saja atau kapan saja, melalui smartphone anda. Namun perlu diingat, data bisa diakses apabila komputer atau smartphone tersambung jaringan internet.

Share this post